Software für Service- und Reparaturverwaltung: Module und Funktionen

 

Auf unserer Tour lernen Sie die vielfältigen Funktionen kennen, die Ihnen unsere Software für Service- und Reparaturverwaltung bietet.
Über das Infopanel erreichen Sie schnell alle Informationen zu Ihren Serviceaufträgen, Tickets und Kundenterminen. Jederzeit haben Sie in Ihrer Reparaturverwaltung einen direkten Zugriff auf die wichtigsten Funktionen und Module und können alle Einstellungen und Daten aus den Bereichen Kunden-, Unternehmen- und Lagerverwaltung etc. be­ar­beiten.
Dank einer extrem flexiblen Struktur können Sie passgenau Ihre Prozesse abbilden lassen, Benutzerrechte konfi­gu­rie­ren, sowie Module und Funktionen erweitern oder einschränken. Somit verbindet Repairline für Sie alle Vorteile einer Standardsoftware und einer Eigenentwicklung: in kürzester Zeit ist Ihre individuelle Serviceverwaltung in unserer Software startbereit – auf Wunsch als eine White-Label-Lösung.

 

 

Übersicht: Aufträge, Termine, Tickets

In unserem Kontrollzentrum haben Sie alles im Blick. Hier finden Sie die wichtigsten Informationen zu Servicefällen, Tickets, Kundenterminen und Anträgen übersichtlich präsentiert. Nutzen Sie unsere zahlreichen Filter, wie beispielsweise Fortschritt, Hersteller und Servicetyp, damit Ihre Suche gezielt zum gewünschten Ergebnis führt. Die Ansicht der Übersichtsseite kann für jeden Benutzer individuell angepasst werden.

Übersicht der Reparaturaufträge in der Verwaltungssoftware  
 
 
Reparaturauftrag für ein Elektrogerät in der Software erstellen

Auftrag erstellen

Sie möchten einen neuen Service-, Reparatur- oder Return Material Authorisation-Auftrag erfassen? Mit Hilfe Ihres individuellen Wizards sind in wenigen Schritten alle rele­vanten Daten erfasst und automa­tisch im System gespeichert. Jede zusätzliche In­for­ma­tion können Sie als Kommentar oder als Datei (z.B. Kaufbeleg, Foto) hinzufügen. Der Startpunkt und die einzelnen Abfragen können auf Ihren individuellen Ablauf eingestellt werden. Die Auftrags­erfassung kann auch spezifisch für jeden Her­stel­ler und jede Produkt­gruppe konfiguriert werden.

 
 
 

Reparaturannahme online und Tracking

Reparaturauftrag online erstellen – Gerät einsenden – Auftragsstatus abfragen: Jetzt können Ihre Kunden alle Daten Ihrem individuellen Kunden-Frontend eingegeben. Für Ihr elektronisches Formular für die Auftragserfassung können z.B. spezifische Fehlerabfragen konfiguriert werden. Der im Endkundenportal erstellte Auf­trag und alle Daten sind in Echtzeit in Ihrem System verfügbar. Als Standardfunktion können Sie Ihre Kunden den Fortschritt der Reparatur über Tracking nachverfolgen lassen.

Repair Tracking um den Reparaturstatus abfragen
 
 
 

  

Kostenvoranschlag  für eine Reparatur online antworten

Kostenvoranschläge online

Zu jeder kostenpflichtigen Reparatur gehört ein Kosten­vor­anschlag. Unsere Verwaltungssoftware bietet zahlreiche Features rund um Kostenschätzungen, z.B.:

  • Kostenvoranschlag automatisch erstellen

  • Kommentare zum Kostenvoranschlag hinzufügen

  • Kostenvoranschlag online anzeigen und beantworten 

  • Optionale Reparaturen im Dialog hinzufügen

 

 
 

Tickets und Aufgaben verwalten

Das Ticketsystem verwaltet Ihre interne Kommunikation. Jeder Vorgang wird mit einer eindeutigen Nummer gespei­chert, so dass alle Daten jederzeit aufrufbar sind. Das Modul stellt sicher, dass nicht nur alle Serviceaufträge, sondern auch alle weiteren Anfragen gezielt an die verantwort­li­chen Ansprech­partner weitergeleitet und schnellstmöglich bear­bei­tet werden. Die Übersicht der Aufgaben kann nach ver­schie­de­nen Kriterien wie Priorität, Typ, Status oder Zeit gefiltert werden.

Tickets in Verwaltungssoftware für Reparaturen und Service
 
 
 

  

  Reparaturauftrag Seriennummer pruefen

Seriennummer prüfen

Um die Zuverlässigkeit der erfassten Daten zu erhöhen können Sie u.A. die Seriennummer des Gerätes validieren lassen. Sie können pro Hersteller und Produkt individuelle Nummernkreise definieren oder z.B. die vordefinierte IMEI-Prüfung für Smartphones nutzen. Aufgrund der Serien­num­mer werden je nach Einstellungen das Modell und das jeweilige Gerät mit dazugehörigen Angaben (z.B. Kunden­daten) erkannt. Ebenso kann die Historie des Geräts mit den vorherigen Reparaturen eingesehen werden.

 

 
 

Arbeitsabläufe und Workflow definieren

Egal wie komplex Ihr Workflow ist: Die Zusammenarbeit zwischen Werkstatt, Händler und Hersteller lässt sich in Repairline von Anfang an in klaren Schritten konfi­gu­rie­ren. Sie können z.B. Dateneingaben anpassen, Testprozeduren definieren, Servicepauschalen abrechnen, Dokumente erstel­len, SMS und E-Mails generieren – immer auto­ma­tisch und rechtzeitig. Und wenn sich Ihr Workflow, einzelne Arbeits­abläufe oder gar die Orga­ni­sa­tions­struktur ändert, können Sie die Ste­u­erung des Service­ablaufs jederzeit an jeden Reparatur­pro­zess über Ihre Unternehmens­grenzen hinweg anpassen.

Reparaturprozess in der Software als Workflow einstellen
 
 

 

Kostenvoranschlag für Versicherung im Reparaturablauf

Reparaturaufträge mit Versicherungen

Ob Selbstbehalt, Kostenvoranschlag beim versicherten Scha­dens­fall oder der Datenaustausch mit dem Ver­si­che­rungs­unternehmen – unser Reparatur-Management-System ist mit umfangreichen Funktionen für die Abwicklung der Reparaturen bei Versicherungssfällen ausgestattet. So werden z.B. Anfragen zur Kostenübernahme an zuständige Ansprechpartner versendet und können online abgewickelt werden. Somit werden auch alle Reparaturen in Versiche­rungs­fällen schnell und übersichtlich abgewickelt.

 

 
 

SWAP-Pool und Leihgeräte verwalten

Erstellen Sie einen Reparaturauftrag und verleihen Sie dabei ein Ersatzgerät für die Zeit der Reparatur. Der Leihgeräte­pool kann bei Bedarf auf verschiedene Filialen und Shops aufgeteilt und getrennt verwaltet werden. Die Leihgeräte­verwaltung bietet Funktionen wie Termine überwachen, Reminder verschicken, Zustand der Geräte protokollieren oder defekte Geräte zur Reparatur einschicken. In unserer Verwaltungssoftware finden Sie auch Lösungen für SWAP-Prozesse im After-Sales-Management.

Ersatzgeräte in der Reparaturverwaltung
 
 

  

Fehler und Symptom bei der Reparatur von Elektrogeräten erfassen

Service Code: Fehler erfassen

Repairline bietet Ihnen alles, was Sie für eine über­sicht­liche und verständliche After-Sales-Kategori­sierung brauchen. Mit vordefinierten oder individuell für Sie erstellten Reparatur­codes erfassen und dokumentieren Sie die Fehler­symptome und Störungen unter­schied­lichster Produkte. So ver­hel­fen Sie dem zustän­di­gen Techniker mit der kate­go­ri­sier­ten Buchung aller Repa­ra­turen zu einem präzisen und schnellen Über­blick. Die Auswertung der registrierten Fehler bietet umfangreiche Daten und Berichte für Ihr Controlling.

 

 
 

Kundentermine verwalten

Tragen Sie Ihre Kundentermine in Ihren Terminkalender ein und die praktische Erinnerungs­funktion sendet Ihnen auf Wunsch rechtzeitig eine E-Mail zu. Die über­sicht­liche Ter­min­liste bietet Ihnen Filtermöglichkeiten und eine kom­for­ta­ble Sortierung per Mausklick. Die einzelnen Termine können in einem gängigen Format als Kalender­ein­träge exportiert werden. Alle Termine werden mit einer direkten Verbindung zum Reparaturauftrag gespeichert, so dass alle Servicefall­daten sofort abrufbar sind.

Übersicht der Servicetermine für Werkstatt
 
 
 

  

  Routing Verteilung

Routing

Nutzen Sie Repairline um die Logistik zu optimieren und die Transportkosten zu senken. Sie können die Ware basie­rend auf logischen Kriterien dem gewünschten Service Center automatisch zuweisen, ob mit oder ohne Logistikhub. Mit präzise eingestellten Verteilungsschlüsseln in der Service-Center-Matrix erfolgt die Zuordnung des Auftrags zu dem jeweiligen Reparaturbetrieb automatisch. Ebenso wird der Rückweg intelligent durch das Verwal­tungs­tool gewählt. Somit reduzieren Sie die Prozesszeiten, Transportkosten und den Verwaltungsaufwand.

 

 
 

  

Lager und Einkauf verwalten

Hier wartet eine schlanke Einkaufs- und Lager­verwaltung auf Sie. Um einen reibungs­losen Reparatur­ablauf zu er­mög­li­chen, stellen wir dem reparierenden Techniker nicht nur detaillierte Stücklisten, sondern auch einen virtuellen Waren­korb zur Verfügung und optimieren damit Ihre Ersatzteil­ver­sorgung und Warenwirtschaft. Die optionalen WaWi-Module können somit optimal mit dem Reparaturverwaltungs­system verknüpft werden.

Lager und Ersatzteile
 
 

  

Reparaturberichte und Statistiken automatisch erstellt

Belege automatisch erstellen

Hinterlegen Sie individuell für Ihr Unter­nehmen angepasste Vorlagen für Liefer­scheine, Kosten­voranschläge, Aufträge, Rechnungen, Belege, Reparaturberichte und Vieles mehr. In einer übersichtlichen Matrix können Sie die Vorlagen den gewünschten Arbeitsschritten zuordnen. So werden die auto­ma­tisch ausgefüllten Formulare rechtzeitig und zuver­lässig versandfertig gedruckt oder per E-Mail versendet. Natürlich werden alle Dokumente in der Verwaltungs­soft­ware Repairline gespeichert und archiviert.

 

 
 

  

Daten exportieren

Möchten Sie spontan Ihre Daten außerhalb des Programms ansehen oder speichern? Umfangreiche Filter garantieren präzise Abfrage der gewünschten Daten. Alle Aufträge und dazugehörigen Infos, Reports oder Offlinesicherungen können Sie per Mausklick jederzeit in Excel© exportieren und dort nach Belieben weiter bearbei­ten. So behalten Sie immer volle Kontrolle über Ihre Daten. Auch ein auto­ma­tischer Datenaustausch mit anderen Systemen ist möglich.

Reparaturverwaltung Bericht und Datenexport
 
 

  

Reporting in der Reparaturverwaltung

Berichte erstellen

In Repairline können Sie Ihren Datenbestand jederzeit nach aus­ge­wählten Kriterien filtern, sortieren und exportieren. Kontrol­lieren Sie zum Beispiel die Effizienz Ihrer Service­prozesse mit der Turn-Around-Zeit-Funktion, prüfen Sie die Häufigkeit der DOA und der Garantiefälle, vergleichen Sie Reparaturdaten für verschiedene Produkte oder Produkt­gruppen. Die Filter können präzise für Ihre Abfrage konfi­gu­riert und gespeichert werden. Wünschen Sie sich mehr? Reporting Services enthalten alles, was Sie zur Erstellung von individuellen Berichten und Controlling benötigen.

 

 
 

  

Schnittstellen für Ihre Serviceverwaltung

Die Repairline Web Services bieten Ihnen über eine offene Schnittstelle (API) direkten Zugriff auf zahlreiche Funk­ti­onen. Dies ermöglicht Ihnen stets einen un­kom­p­li­zierten Daten­austausch Ihrer Reparatur- und Serviceverwaltung mit anderen Systemen (z.B. Hersteller, Distributoren, Logistikunternehmen).

Schnittstelle API
 
 

  

Software Browser basiert

Browserbasierte Reparaturverwaltung

Unser Tool ist browserbasiert und überall verfügbar, so dass Sie keine Installation vornehmen müssen. Sie brauchen lediglich einen Computer oder ein mobiles Gerät mit Internetanschluss und können sofort mit der aktuellsten Version unseres Verwaltungssystems loslegen. Die Online-Software ist mit jedem gängigen Browser kompatibel, unabhängig vom Betriebssystem.

 

 
 

  

Reparaturverwaltung + Datensicherheit

Ihre Daten sind bei uns in guten Händen. Unsere Server befinden sich in einem der größten Rechenzentren Deutschlands. Alle Kundendaten werden halbstündlich, die Systemdaten einmal täglich gesichert. Die Systeme werden mittels Monitoring Tools permanent überwacht.

Sicherheit verschlüsselt
 
 
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